Tudo sobre despesas fixas e variáveis em restaurante

As despesas fixas de um restaurante são aquelas, como o nome diz, que permanecem constantes todo mês, a exemplo do aluguel do imóvel e do salário de funcionários contratados. As despesas variáveis, por sua vez, mudam de acordo com o movimento, com os preços praticados por fornecedores etc.

Entendê-las e organizá-las é importante para que os gestores tomem decisões estratégicas pensando em lucratividade e eficiência e para que criem um planejamento financeiro mais sólido para os seus estabelecimentos.

Uma análise detalhada de despesas fixas e variáveis, enfim, permite aos donos de restaurantes ajustar as operações, controlar gastos quando necessário, fazer mudanças no cardápio, criar promoções e até decidir novos investimentos.

Gostou da ideia? O que você acha de aprender de vez a classificar  o que sai do caixa do seu empreendimento? Na sequência, estão reunidas todas as informações necessárias sobre o tema!

O que são despesas fixas?

As despesas fixas são os custos que permanecem estáveis ao longo do tempo e/ou aqueles que sempre existem e são sempre iguais ou semelhantes.  Num restaurante, elas independem, por exemplo, do volume de vendas ou da quantidade de clientes atendidos. 

Essas despesas entram na categoria de “obrigações financeiras”, ou seja, pagamentos que precisam acontecer regularmente para o negócio permanecer de portas abertas e funcionando a todo vapor, mas, apesar da estabilidade, elas exigem atenção, já que representam uma parte significativa dos custos operacionais.

Quais são as principais despesas fixas em restaurantes?

Aluguel do imóvel, salários e seguros são algumas das várias despesas fixas que podem estar ligadas ao funcionamento de um estabelecimento do foodservice.

Confira todas as mais importantes adiante!

Aluguel e taxas de ocupação

Seja em um ponto comercial no centro da cidade ou em um shopping, o valor pago pela locação do imóvel em que um restaurante é instalado geralmente é um valor fixo e sempre deve ser honrado mensalmente. Além dele, em alguns casos são cobradas outras taxas de ocupação, como condomínio e/ou Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU).

Salários fixos da equipe

Os salários de funcionários com remuneração fixa, como gerentes, chefs, garçons que não sejam freelancers, “pias” e faxineiros também são classificados como “despesas fixas” porque não variam conforme o número de clientes atendidos. Férias e 13º salário entram no grupo também, diferentemente da caixinha (gorjeta), que é melhor considerar uma despesa variável.

Seguros, licenças e manutenções preventivas

Os seguros do imóvel que abriga o restaurante, bem como alguns feitos para equipamentos são igualmente classificados como despesas fixas, pois seus valores ficam definidos em contratos anuais ou mensais. O mesmo vale para licenças e alvarás que têm um custo específico por mês.

Especificamente as despesas com manutenções regulares de equipamentos entram na mesma conta se acontecerem semanalmente, a cada quinzena ou mensalmente ou se o valor pago por elas estiver parcelado em 12x. 

Internet

A internet é uma despesa fixa indispensável para o funcionamento de um restaurante nos dias atuais. Independentemente do movimento ou do número de clientes atendidos, o custo com o serviço de internet permanece constante, sendo pago mensalmente conforme o plano contratado.

Além de ser fundamental para tarefas administrativas, como o uso de sistemas de gestão e a realização de pagamentos online, a internet possibilita a utilização de cardápios digitais, aplicativos de delivery e redes sociais para atrair clientes. 

Assinaturas de sistemas e softwares

No mais, softwares de controle de estoque, sistemas de gestão e outros SaaS (softwares as a service ou softwares como um serviço), assinados mais ou menos da mesma forma que uma plataforma de streaming, muitas vezes têm custos fixos mensais e entram na categoria das despesas fixas.

Essas ferramentas, inclusive, podem representar um excelente custo-benefício, pois otimizam as operações do restaurante, melhoram a eficiência e, especificamente no caso de cardápios digitais, transformam a experiência do consumidor para melhor. 

Agora, o que são despesas variáveis?

Diferentemente dos custos fixos de restaurantes, as despesas variáveis são aquelas que oscilam de acordo com o volume de vendas e/ou a demanda e as produções. Elas aumentam ou diminuem dependendo da quantidade de clientes atendidos, do nível de atividade operacional e de vários fatores internos e externos.

Essas despesas são menos previsíveis, mas, quando organizadas e catalogadas, podem ser ajustadas para evitar que o caixa do estabelecimento seja fechado no vermelho.

7 principais exemplos de despesas variáveis em restaurantes

Na categoria “custos variáveis” entram os ingredientes, cujos preços variam de acordo com a época do ano, o momento dos fornecedores, o cenário da economia nacional e internacional etc., e várias outras despesas que você precisa conhecer.

Anote!

1. Compra de ingredientes

O custo de ingredientes e insumos usados no preparo dos pratos é a principal despesa variável de um restaurante, afinal:

• quanto mais clientes atendidos, maior será a quantidade de insumos necessária;
• se um fornecedor tiver um produto de maior qualidade em relação à concorrência, ele vai querer cobrar mais caro para vendê-lo; ou
• se as chuvas ou a seca excessivas atrapalharem plantios e colheitas, os valores de muitas matérias-primas vão às alturas.

E assim por diante.

2. Energia elétrica, água e gás

Embora energia elétrica, água e gás sejam frequentemente classificados como despesas fixas no mercado e na indústria, no contexto de um restaurante, elas podem ser consideradas variáveis pois seu consumo está diretamente ligado ao volume de produção e ao movimento diário do negócio.

Horários de pico exigem maior uso de equipamentos como fornos, fogões, sistemas de refrigeração e lavatórios, assim como aumentam o uso de água para lavagem de utensílios e limpeza do ambiente. Dessa forma, quanto maior a demanda, maior será o impacto de tais despesas no caixa.

3. Materiais descartáveis

Itens descartáveis, como embalagens para delivery, guardanapos, copos e talheres são outros exemplos de “geradores” de despesas variáveis: o aumento no número de pedidos e compras, especialmente em consequência de promoções ou nas datas comemorativas, eleva o consumo desses materiais, o que impacta diretamente nos gastos totais mensais do bar ou restaurante.

4. Taxas e comissões de vendas

Apesar de geralmente ficarem o ano todo ou vários meses dentro do mesmo patamar, as taxas e comissões pagas, por exemplo, a marketplaces de delivery, operadoras de maquininhas de cartão e outras empresas de serviços de pagamento eletrônico são despesas que dependem do volume de vendas realizadas, então, entram no grupo das variáveis.

5. Gorjeta 

As “caixinhas” também são consideradas uma despesa variável, afinal, dependem diretamente do volume de vendas e da quantidade de clientes atendidos no restaurante.

O valor, equivalente a um percentual específico de cada conta paga pelos fregueses, é distribuído entre os colaboradores fixos, como garçons e atendentes, de acordo com critérios definidos pela gestão, e sua distribuição ficou legalizada em 2017 com a assinatura da chamada “Lei da Gorjeta” (nº 13.419/2017).

6. Produtos de limpeza e EPIs

Produtos de limpeza e higienização, como detergentes, desinfetantes e álcool em gel, são considerados despesas variáveis no restaurante, pois o consumo desses materiais aumenta proporcionalmente ao movimento. 

Os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual), como luvas, máscaras e aventais, também entram na categoria das variáveis. 

7. Contratação de extras e freelancers

Por fim, pode-se dizer que a contratação de extras e freelancers é mais uma despesa variável: durante períodos de maior movimento, como finais de semana, feriados ou eventos sazonais, é comum que os restaurantes precisem de mão de obra adicional para atender ao aumento no fluxo de clientes, então, contratam pessoas para além da equipe fixa.

Mais diferenças entre despesas fixas e despesas variáveis para você conhecer

O quadro abaixo é um comparativo das características de despesas fixas vs. despesas variáveis. Esperamos lhe ajudar ainda mais com ele.

Só preste muita atenção nas duas, pois ambas interferem no faturamento e na margem de lucro! 

Qual é a importância de classificar corretamente as despesas num restaurante?

Classificar corretamente as despesas fixas e variáveis é importante para garantir a saúde financeira de um estabelecimento e sua eficiência operacional, facilitar o trabalho dos garçons, minimizar frustrações por parte dos consumidores e levar os níveis de qualidade, excelência e experiência para as alturas.

A prática da classificação e organização de tudo o que sai do caixa de restaurantes oferece aos seus gestores uma visão muito mais clara de custos que realmente precisam existir e daqueles que podem ser cortados.

Além disso, essa estratégia permite identificar oportunidades de investimentos e traçar metas com mais precisão.

Renegociar contratos com fornecedores, antecipar-se nas compras de produtos não-perecíveis para não pagar mais caro em períodos de alta demanda, ajustar a gestão de estoque, trocar o ar-condicionado ou a geladeira por um equipamento mais novo para reduzir gastos de energia elétrica e modificar as embalagens usadas para delivery são formas de reduzir despesas variáveis quando você não conseguir economizar nas fixas.

Percebe como é importante catalogar tudo?

E outra: com a separação clara entre custos fixos e variáveis, acaba seu sofrimento na hora de calcular o ponto de equilíbrio das entradas e saídas de caixa, ficando mais fácil determinar se o restaurante está operando com lucro ou prejuízo. 

A classificação ainda é especialmente útil para planejar promoções, fazer ajustes no cardápio e saber quanto vai sobrar de dinheiro para implementar novas tecnologias que podem revolucionar o serviço e o atendimento!

Sem falar na aplicação de uma porcentagem da grana em ações de marketing e, se você quiser, até em anúncios de tráfego pago…

Como reduzir as despesas, classificando-as em fixas e variáveis?

Algumas alternativas para reduzir despesas são: renegociar contratos com fornecedores, fazer mudanças no controle de estoque, implementar sistemas de gestão (ERPs) e pontos de venda (PDVs) e adotar tecnologias para anotação de pedidos que ajudem a minimizar o desperdício e os erros e possam ser integradas a esses sistemas.

Abaixo, estão reunidas mais possibilidades, organizadas de acordo com o tipo de despesas!

Possíveis estratégias para redução de despesas fixas

• Aluguel: negociar melhores condições com o proprietário ou buscar por locações mais acessíveis se possível
• Segurança, limpeza e manutenções: conversar com novos fornecedores ou renegociar com os atuais, buscando condições boas para os dois lados
• Seguros: revisar o tipo de cobertura, pois pode ser mais amplo do que o necessário
• Funcionários: ajustar escalas ou optar pela implementação de tecnologias em vez da contratação de freelancers ou extras

Possíveis estratégias para redução de despesas variáveis

• Compras excessivas de insumos: melhorar ou modificar a gestão de estoque, preferencialmente implementando um sistema específico para isso e designando uma pessoa para fazê-la
• Ingredientes muito caros em determinadas épocas do ano: escolher fornecedores dispostos a renegociar contratos a depender da quantidade e do tipo de insumo comprado, bem como da semana ou mês de compra
• Despesas com freelancers: a implementação de cardápios digitais pode transformar restaurantes que sofrem com a necessidade de contratar colaboradores extras em dia de movimento
• Conta de luz muito cara: investir em equipamentos mais eficientes energeticamente, como lâmpadas LED e eletrodomésticos com selo de eficiência

Com as dicas deste artigo e sabendo os custos que você tem e quais podem ser administrados melhor, você chegará na tática certa para reduzi-los. Pode apostar!