10 piores erros na gestão de restaurantes e como evitá-los

Os erros mais comuns na gestão de restaurantes vão desde a falta de controle financeiro até as famosas falhas no atendimento que prejudicam a reputação do negócio.

É verdade que quanto mais padronizados os processos operacionais, melhor. Da mesma forma, quanto mais adequados os treinamentos da equipe e mais organizados os dados de clientes, compras e vendas, menos falhas, mas nem sempre é fácil conseguir tudo isso, certo?

Para enfrentar cada obstáculo e alcançar a certeza de que tudo está no caminho certo, entenda que muitos dos problemas surgem aos poucos, começando em decisões aparentemente simples e se acumulando com o tempo.

Além disso, absorva as dicas e orientações deste artigo, aplicando-as por aí na medida do possível!

1. Falta de controle financeiro

A falta de controle financeiro é um dos principais motivos que levam restaurantes a operarem no vermelho, mesmo com boa movimentação de clientes, afinal, vendas em alta não garantem lucro se custos não são acompanhados de perto.

Um gasto fora do previsto aqui, uma precificação de cardápio mal calculada ali e, de repente, o caixa não bate no fim do mês. Aí, passados dois ou três meses, novamente a mesma situação, e assim por diante, até que um dia..!  

Faça de tudo para ter uma visão clara de quanto entra e quanto sai, estabeleça uma margem de lucro coerente para os seus produtos, ajustando-a sempre que necessário, e não deixe de considerar:

• Faturamento diário e mensal
• Despesas fixas e variáveis
• Ticket médio por cliente
• Ponto de equilíbrio

Você pode até começar com planilhas, mas, à medida que a operação cresce, sistemas de gestão específicos para o foodservice ajudam a automatizar o controle e a evitar erros de registros manuais, inclusive otimizando o controle do estoque.

2. Estoque mal gerenciado

Outro problema bastante comum, o estoque mal gerenciado em restaurantes causa prejuízos silenciosos: ingredientes estragam, insumos acabam faltando nos horários mais movimentados, a cozinha precisa improvisar para não parar e assim por diante.

Logo, a qualidade dos pratos cai, os custos sobem e outro recurso valioso, o do tempo, acaba escorrendo pelas mãos.

• Escolha um colaborador responsável por conferir entregas de fornecedores e organização do estoque todos os dias
• Mantenha um registro atualizado de entradas e saídas de produtos para evitar desperdícios
• Armazene os insumos do jeito certo, por exemplo, usando o método “primeiro que entra, primeiro que sai”
• Compre de fornecedores com base numa previsão de demanda, não no “chute”

Você pode escolher entre trabalhar com estoque mínimo, médio ou máximo, tudo vai depender de como funciona a operação no seu negócio.

3. Cardápio extenso demais

Sim, por incrível que pareça, ter um cardápio muito longo também é um erro. Isso pode até parecer um jeito de agradar todo mundo, mas, na prática, acaba atrapalhando o restaurante.

Muitas opções fazem o cliente perder o foco, a cozinha ficar sobrecarregada, e o atendimento se tornar mais lento, por causa das dúvidas e explicações.

Às vezes, a quantidade de insumos diferentes para o preparo de tantos pratos também impacta negativamente na gestão do estoque (lá vem esse assunto, outra vez!).

Sem contar que, com tanta receita pra fazer, os cozinheiros acabam escorregando na padronização e na qualidade dos pratos: menos um ponto para a reputação da marca.

Dito isso, a dica é ter um cardápio enxuto:

• Foque no que realmente vende
• Use a sazonalidade dos alimentos a seu favor
• Analise relatórios de vendas periodicamente
• Adote a engenharia de cardápio

E não deixe de criar combos e harmonizações que, ao mesmo tempo, facilitem o trabalho da cozinha e melhorem a experiência do cliente!

4. Falta de padronização nos processos

Percebe como um erro acaba ligado a outro?

A falta de padronização nos processos de restaurantes causa muita confusão e retrabalho, levando a falhas frequentes na gestão da cozinha, na queda de qualidade das receitas e no atraso da entrega dos pedidos.

Imagine um cliente que frequenta sempre o mesmo estabelecimento e, a cada pedido de um mesmo prato, percebe que sabor, textura e até a apresentação estão diferentes: isso é sinônimo de insegurança e confusão!

Além de tudo, sem um padrão claro para as receitas, fica difícil controlar os custos, e tudo vira uma bola de neve.

• Crie procedimentos operacionais padrões
• Mantenha fichas técnicas sempre atualizadas
• Defina exatamente o tamanho das porções
• Escolha um único formato de apresentação para cada prato
• Atualize e treine sua equipe
• Comunique-se com clareza sobre critérios
• Esteja aberto(a) para tirar dúvidas

Cada iniciativa vai garantir que tudo saia como o planejado – ou até melhor.

5. Treinamento insuficiente da equipe

O treinamento insuficiente da equipe de cozinha compromete as receitas e entregas, o da equipe de salão compromete o atendimento e tudo impacta negativamente na satisfação do cliente e na rentabilidade do negócio.

Atenção para, independentemente do contexto, sempre transmitir:

• Explicações de rotina
• Instruções claras e atualizadas
• Segurança e motivação
• Informações completas sobre cada item do cardápio
• Orientações para harmonizações
• Incentivo às vendas sugestivas
• Orientações sobre como localizar fichas técnicas e documentos importantes

A gestão da equipe do seu restaurante envolve disposição para ensinar, acompanhar e desenvolver, assim como uma comunicação transparente!

6. Desatenção à experiência do cliente

Não dar a devida importância à experiência do cliente é um erro que pode afastar muita gente, mesmo que a comida seja boa e o preço justo.

E pode até não parecer, mas essa falta de atenção é sentida nos mínimos detalhes: tempo de espera, interesse às preferências individuais, preocupação com dietas restritivas, organização e limpeza do ambiente, embalagens, louças, decoração etc.

Isso significa que, para melhorar o atendimento num restaurante a ponto de evitar erros que acabam mostrando ao consumidor que ele “não é tão importante assim”, é preciso:

• Receber com atenção e simpatia
• Explicar todo o cardápio e tirar dúvidas
• Manter o ambiente sempre limpo e agradável
• Garantir que os pedidos sejam entregues corretamente e no tempo certo
• Resolver problemas com rapidez e cordialidade
• Disponibilizar um espaço para feedbacks

Lembre-se do valor agregado, aquele que cresce à medida que aumenta a satisfação dos consumidores da chegada à despedida; aquele que faz querer voltar.

7. Gestão ineficiente de tempo

Você leu em outros tópicos desta lista sobre problemas no ritmo das entregas ou do atendimento, mas achamos importante destacar, individualmente, o quanto a gestão ineficiente de tempo representa um erro na gestão de restaurantes, tudo bem?

Isso porque, quando o tempo não é bem organizado, a equipe corre, os pedidos acumulam e a experiência do consumidor (volte um tópico para refrescar a memória!) acaba prejudicada.

Cada minuto conta para os pratos chegarem quentes à mesa ou à casa do freguês, para o atendimento ser impecável e para todo mundo sair feliz, e nada melhor do que planejamento antecipado nesses casos!

Cozinha, garçons e até recepcionistas precisam estar alinhados sobre:

• Quantas horas ou minutos cada mesa fica acomodada
• Intervalo entre envio do pedido e entrega do prato à mesa
• Tempo entre o serviço de entradas, principais e sobremesas
• Variações da procura e da frequência em diferentes dias da semana
• Ocasiões especiais que geralmente representam um giro menor, mas um ticket médio maior

Etc.

8. Desorganização no fluxo de pedidos

Outro erro comum, a ser evitado: a desorganização na gestão dos pedidos e no fluxo de preparo e entrega ao cliente. Cozinheiros perdidos, garçons fazendo cobranças na boqueta e clientes com fome? Jamais!

• Como melhorar o processo de tiragem dos pedidos?
• E a comunicação deles à cozinha?
• O que fazer para reduzir erros nesse processo?
• De que maneira permitir alterações e inclusões em cada receita sem prejudicar a equipe?

Muitas das respostas estão na tecnologia para restaurantes, outras estão na observação cautelosa do cotidiano, mas todas podem ser obtidas rapidamente se você procurar bem.

9. Ausência de análise de dados

Talvez você até encontre alguns esclarecimentos para o tópico aqui de cima a partir do momento em que começar a se debruçar mais sobre dados dos seus relatórios de vendas e de pesquisas de satisfação!

Olhar para os números e indicadores corretos, elimina as decisões no achismo que são mais um dos erros comuns em restaurantes, torna mais fáceis e acertadas diversas decisões importantes e favorece o crescimento dos negócios.

Preferencialmente contando com um sistema de gestão integrado a um cardápio digital ou uma tecnologia similar, investigue, em diferentes períodos:

• Quantidade de vendas de cada item
• Dias e horários de mais movimento
• Ticket médio por pessoa ou por mesa
• Taxa de desperdício de ingredientes
• Tempo médio de atendimento e entrega

Obs.: use os feedbacks para mapear pontos fortes e oportunidades de melhorias tanto no atendimento quanto no estoque, na cozinha e no menu.

10. Resistência ao uso da tecnologia

Por último, mas não menos preocupante, a resistência ao uso da tecnologia precisa ser considerada um erro atualmente,  já que automatizar deixou de ser uma opção e se tornou uma necessidade para qualquer restaurante que queira se manter competitivo.

Você pode até insistir nos processos manuais por hábito ou receio de mudança, mas isso limita o crescimento do seu negócio e torna o dia a dia mais trabalhoso e custoso do que ele precisa ser.

Controle de vendas no papel = dificuldade na previsibilidade. Pedidos anotados à mão = muito mais erros de comunicação com a cozinha. Estoque conferido de forma improvisada = comida jogada fora no final da semana.

E feedbacks só no boca a boca = informações esquecidas e ausência de adequação às preferências do cliente.

Dá pra fazer uma lista enorme dessas equivalências, e todas representam dinheiro perdido!

Explore cardápios digitais, ERPs, PDVs e KDSs do mercado, entendendo como eles funcionam e se faz sentido tê-los na sua operação, e comece a automatizar pouco a pouco:

• Do pedido ao fechamento da conta
• Pagamento, a depender do tipo de negócio
• O envio dos pedidos para a cozinha
• Seu controle de estoque, para acontecer em tempo real
• O monitoramento do fluxo de caixa
• A emissão de Notas Fiscais
• O acompanhamento das entregas do delivery

Você vai ver como uma única ferramenta pode ajudar a minimizar todos os problemas catalogados neste artigo!

Com o tempo, o que parece moderno demais se transforma em essencial para a rotina do restaurante, que se torna mais organizado e preparado para crescer.