ERP para restaurante: como escolher e implementar

Antes de escolher um sistema ERP para o seu restaurante, é importante entender como essa ferramenta contribui para a organização da operação como um todo e o que ela precisa entregar para realmente fazer a diferença.

Além disso, você precisa definir exatamente quais processos cotidianos e de gestão quer automatizar, quais indicadores de desempenho quer acompanhar e quais integrações pretende fazer entre o ERP e outros sistemas.

Sua decisão já estará mais próxima!

Mas, com tantas opções no mercado, não custa ler este artigo até o final, esclarecer qualquer outra dúvida e, aí sim, bater o martelo, né?

O que é e para que serve um ERP para restaurante?

A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning ou, em português, resumidamente, sistema de gestão. Essa tecnologia do foodservice nada mais é do que um sistema que centraliza e organiza diversos processos operacionais e gerenciais.

Com um bom ERP, portanto, você enxerga tudo de forma centralizada, do controle de estoque ao financeiro, reduz desperdícios e toma decisões com base em dados. E integra atividades que precisam, com urgência, deixar de ser manuais por aí!

Para sermos mais exatos, aqui estão os principais benefícios práticos de um sistema ERP implementado em restaurantes:

• Otimização do controle da compra, da recepção e do uso de insumos
• Redução de retrabalhos e minimização de erros e desperdícios
• Padronização de rotinas e processos
• Segurança alimentar
• Consistência na qualidade tanto da comida quanto do atendimento
• Redução de problemas decorrentes da declaração incorreta de impostos
• Melhor visualização de margem de lucro e ticket médio
• Ajustes de cardápio e operação guiados por dados
• Identificação de tendências e adequação aos novos hábitos de consumo

Percebe como todas as vantagens têm a ver, direta ou indiretamente, com a centralização de informações de todas as áreas (estoque, produção, vendas, financeiro, pessoal etc.) e o acompanhamento rápido e completo do negócio por parte do gestor?

E a integração entre ERP e outras tecnologias, como funciona?

Vantagem que merece destaque à parte, sobre a integração de sistemas de gestão com outras ferramentas, como cardápios digitais e PDVs, é importante ressaltar:

Sem contar que cada integração significa mais informações críticas devidamente apuradas, organizadas e chegando para você em tempo real, sem ruídos ou confusões!

Mas, atenção, porque nem todos os ERPs do mercado possuem integrações realmente válidas para as necessidades do seu negócio.

Como escolher um ERP para restaurante? 7 aspectos para observar

Sua escolha depende de pesquisa! Você precisa de uma solução que realmente atenda à demanda da sua operação e do seu cotidiano, como gestor(a). Além disso, é fundamental que o ERP selecionado seja amigável e fácil de usar.

Praticidade, eficiência e alinhamento são palavras-chave para uma decisão correta. Separamos alguns pontos de observação capazes de garanti-las:

1. Há integração do ERP com PDV e cardápio digital?
   — Isso garante o registro das transações em tempo real e elimina qualquer tipo de retrabalho por parte dos garçons
2. O ERP gera relatórios visuais e completos?
   — Dashboards intuitivos e métricas detalhadas sobre vendas, estoque, produção, finanças e pessoal mudam a forma como você analisa a performance do seu negócio
3. É possível acompanhar o fluxo de pedidos através da ferramenta?
   — Um bom sistema permite o monitoramento de cada produção/entrega em tempo real
4. Entradas e saídas do estoque são registradas automaticamente?
   — Quanto melhor você monitorar isso, maior a sua previsibilidade de demanda – e o seu lucro também!
5. Existem recursos extras?
   — A configuração de alertas de estoque mínimo, o cadastro de fichas técnicas, a precificação automática, conciliações imediatas de pagamento e outros recursos ampliam a eficiência e trazem economia no longo prazo
6. A tecnologia é intuitiva?
   — Um menu central devidamente organizado, botões fáceis de achar e recursos visuais podem representar diferenciais para um ERP, a depender de quem vai precisar utilizá-lo
7. Há suporte disponível?
   — Por último, mas não menos importante, como qualquer sistema de restaurante, recomenda-se a escolha de um ERP com suporte eficiente e acessível – inclusive em dias e horários de plantão, se possível

“Tá, mas o preço não conta?”, você pode estar se perguntando. Até conta, sim, mas escolher a alternativa mais barata do mercado não pode ser sua prioridade neste momento.

Lembre-se de que a economia, neste momento, pode representar uma entrega fraca, um suporte inadequado e até custos indiretos (com falhas, erros fiscais e problemas na equipe ou no relacionamento com fornecedores, por exemplo).

Quanto custa um ERP para restaurante?

Para ter um bom sistema de gestão, micro e pequenos negócios gastam entre R$ 150 e R$ 300 mensais, enquanto restaurantes maiores precisam investir até R$ 800 por mês.

O valor varia conforme o porte do estabelecimento, volume de vendas, quantidade de usuários do ERP e módulos contratados.

E você deve somar seus investimentos mensais a um investimento inicial que corresponde à implementação!

Esse montante, pago uma única vez, pode ir de R$ 400 a R$ 2 mil e costuma incluir parametrização do sistema, migração de dados, configuração de estoques e cardápio, integração com PDV e meios de pagamento, treinamento da equipe e testes finais de operação.

“Escolhi meu ERP! Agora, como implementar?”

Depois de você assinar contrato com a empresa responsável pelo sistema, bastarão alguns dias para tudo estar funcionando:

1. A empresa vai coletar informações sobre seu negócio (cardápio, operação, rotinas e estoque)
2. As informações serão configuradas no sistema e o ERP será instalado nos equipamentos do restaurante
3. Todas as integrações combinadas acontecerão imediatamente, inclusive com cardápios digitais parceiros
4. Você receberá um treinamento básico para usar cada módulo e, enquanto aprende, os responsáveis pela implementação farão testes rápidos para garantir que tudo esteja funcionando corretamente

É normal levar alguns dias para se acostumar às telas, menus e fluxos do sistema, especialmente nos módulos de estoque e financeiro, que costumam exigir mais atenção.

Também é comum surgir alguma dúvida de uso durante a primeira semana, e isso faz parte do processo de adaptação.

Não é normal que as vendas demorem para aparecer ou não sejam registradas na tecnologia, que os relatórios financeiros estejam sempre desatualizados, que haja erros em NFs ou divergências entre estoque contabilizado e estoque físico, de fato, e que haja falhas recorrentes nas integrações.

Em qualquer uma dessas situações, contate o suporte.

A regra da implementação de um ERP é simples: se uma falha compromete sua operação, seu fluxo de vendas, sua emissão fiscal ou seu controle financeiro, não espere para acionar os responsáveis.

Quanto mais cedo os ajustes forem feitos, mais rápido a tecnologia passa a trabalhar a seu favor!