O sistema de reserva de mesa ou sistema de gerenciamento de filas funciona de maneira rápida e prática: basta que o cliente informe ao garçom ou à pessoa responsável pela recepção do local o seu nome e número do celular. A partir daí, a cada nova atualização referente à reserva, o consumidor recebe um SMS atualizando seu status na fila.
Assim, o cliente consegue acompanhar a ordem e a previsão de espera para conseguir sua mesa sem a necessidade de ficar esperando na recepção do restaurante, evitando preocupações com o horário.
Para usar esse sistema, o estabelecimento precisará instalar um aplicativo em algum dispositivo, seja computador, tablet ou smartphone. Em seguida, qualquer funcionário terá facilidade em manuseá-lo, fazendo as reservas para os clientes sem dificuldades.
As mensagens chegam automaticamente no celular de quem fez a reserva e por isso não é necessário designar um garçom ou recepcionista para entrar em contato com o consumidor.
Incrível, não é mesmo? Conheça abaixo um pouco mais sobre essa tecnologia para restaurante e qual a importância e a vantagem de implantá-la no seu estabelecimento.
Como funciona um sistema de gerenciamento de filas
O sistema é instalado em um tablet, smartphone ou no computador e pode ser gerenciado por qualquer funcionário, basta que ele anote corretamente o nome e o número do celular do cliente que deseja realizar a reserva. Pronto! O resto do atendimento é realizado automaticamente pelo aplicativo, otimizando o serviço.
É possível oferecer ainda a opção de deixar o próprio freguês realizar a própria reserva, disponibilizando o dispositivo com o app instalado logo na recepção do restaurante, assim o atendimento fica ainda mais automatizado.
Nesse último caso, o tablet, computador ou totem de autoatendimento permite que o próprio cliente visualize as mesas que estão disponíveis e escolha a da sua preferência.
Os assentos disponíveis serão cadastrados no sistema de forma individual por quem faz a gestão do estabelecimento ou pelo colaborador responsável por administrar as reservas e/ou recepção.
Depois de realizar a reserva, o cliente precisa esperar o SMS, que é enviado automaticamente para o seu telefone celular e pode conter as seguintes informações:
- Status da fila: informando quanto tempo falta para que ele possa ter a sua mesa.
- Aviso: informa que a vez do consumidor chegou e que a mesa está pronta.
- Atraso: um alerta para o cliente de que ele está atrasado para garantir a reserva.
Lembrando que alguns estabelecimentos possuem flexibilidade de 10 minutos para atrasos e outros não possuem qualquer margem, passando a reserva para o próximo da fila caso o cliente registrado no sistema não apareça o mais rápido possível.
É importante avisar sobre as regras do estabelecimento no momento em que a pessoa for efetuar a reserva para evitar possíveis reclamações.
Importância do gerenciamento de fila no restaurante
Uma das maiores vantagens dessa tecnologia em restaurantes é justamente controlar o fluxo de pessoas, com o intuito de reduzir a desistência ocasionada pela espera e também a aglomeração na área de entrada do restaurante.
Além disso, um bom sistema de gestão de filas auxilia na rapidez e na precisão do atendimento, evitando erros em relação ao horário de reserva e oferecendo uma melhor experiência ao consumidor.
Os funcionários também são beneficiados com o gerenciamento da espera, pois o clima tenso ocasionado pelas reclamações devido ao atraso no atendimento são reduzidos a quase zero, criando um ambiente de trabalho mais tranquilo, o que reflete na qualidade do serviço.
Por fim, é importante ressaltar a importância de dar liberdade ao cliente, que pode resolver esperar em qualquer lugar, em casa ou passeando pelos arredores do estabelecimento, sem se preocupar em ser chamado e não ouvir o atendente, por exemplo.
A liberdade em receber um SMS de onde estiver aumenta a confiança e a tranquilidade do consumidor, que pode resolver esperar em casa ou passeando aos arredores do estabelecimento.
Versão gratuita x versão paga: qual a melhor opção?
Ambas as versões de sistemas de gestão de filas podem ser encontradas facilmente no mercado, porém, além da forma de aquisição, elas possuem outras diferenças e a versão paga mensalmente possui mais benefícios do que a gratuita. Confira, observando a tabela abaixo.
| Versão gratuita | Versão paga |
| Sem custo mensal | Vagas ilimitadas de reserva |
| Sem contrato | Envio de SMS automaticamente |
| Vagas limitadas de reserva | Cadastro das mesas para que o cliente escolha a melhor opção para sentar |
| Funcionário faz o cadastro do cliente | Funcionário ou o próprio cliente podem fazer a reserva |
A maioria dessas versões pagas disponibiliza um período gratuito para que o restaurante experimente o sistema e se familiarize com ele.
Para restaurantes pequenos, a princípio, a versão gratuita pode parecer mais atrativa, porém, conforme a demanda vai aumentando, a versão paga passa a ser muito mais vantajosa e fácil de usar.
Além das diferenças comentadas acima, uma em especial merece ser citada individualmente: a função de enviar promoções e mensagens aos clientes, informando novidades do restaurante como combos promocionais, pratos do dia, pedidos especiais e até eventos que estejam acontecendo. Isso ajuda a aumentar a quantidade de reservas.
Deu para notar que vale a pena investir em um sistema pago de reserva de mesas, não é mesmo? Mas se você ainda não está convencido(a) ou quer conhecer outras vantagens, continue a leitura!
4 vantagens do uso do sistema de reserva de mesa
Você quer ir além e oferecer aos seus clientes mais do que a praticidade de realizar a reserva sem precisar ir ao restaurante e a liberdade em poder esperar a vez em qualquer lugar? Conheça outras quatro vantagens incríveis desse recurso.
1. Dados operacionais e CRM
Ao preencher os dados para reservar a mesa, o restaurante acaba criando uma lista com possíveis contatos, que podem ser beneficiados com o alerta de promoções, cupons de desconto e outras informações.
Ainda é possível controlar a entrada e saída de clientes pelo mesmo sistema, registrando o fluxo de pessoas através dos dados operacionais.
2. Redução da taxa de desistência
O cliente está ciente do seu local na fila e por isso fica mais tranquilo com a espera e consegue se programar melhor para chegar ao estabelecimento, sem pressa e sem dúvidas, conseguindo aproveitar confortavelmente o tempo antes de sentar à mesa.
3. Boa organização
Com essa ferramenta, é possível organizar toda a lista de espera e reservas em um único local, reduzindo erros por não estar com um livro de reservas em mãos.
Os melhores sistemas de reservas e gerenciamento de filas podem, inclusive, ser instalados em mais de um dispositivo por vez e têm informações sincronizadas em todos os aparelhos.
4. Facilidade no uso
O recurso é prático e permite que tanto os clientes quanto os funcionários consigam realizar a reserva sem burocracias ou dificuldades.
As mensagens de texto são enviadas automaticamente, não necessitando de nenhuma ação para isso, logo, é preciso apenas preencher o nome, número de telefone e, em alguns sistemas, escolher a mesa e o horário desejado. Pronto! A reserva foi efetuada com sucesso!
Agora, qual sistema de gestão de filas escolher?
Se você ainda não conhece, precisa conhecer o Abrahão Host, responsável por reduzir em até 30% a taxa de desistência em filas de espera de todos os restaurantes que já experimentam e utilizam.
Essa solução também ajuda, comprovadamente, a aumentar o ticket médio do estabelecimento e melhorar as avaliações feitas por clientes na internet.
O Abrahão Host faz parte dos sistemas de gestão de filas e reservas de mesa com funcionamento mais avançado e prático do mercado e pode ser peça-chave para você garantir uma experiência extraordinária para todos os consumidores e ainda:
- obter dados comportamentais para pensar em novas ações e estratégias para faturar ainda mais;
- construir uma base de consumidores interessados em acompanhar novidades sobre o restaurante;
- monitorar sua capacidade máxima em dias mais cheios; e
- trabalhar com mais organização e agilidade.
Enfim, entregando qualidade em troca de satisfação.
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Existem outras opções para controle de entradas em um restaurante, caso você ainda queira fazer algum tipo de comparativo. Veja abaixo quais são!
Opções para controle de filas
Além do sistema de reserva que facilita o processo e organiza as filas de maneira tecnológica e simples, existem ainda outras maneiras de controlar a ordem de chegada dos clientes, como o RFID e a comanda com senha.
1. RFID
Se você não sabe o que isso significa, não se preocupe, a explicação é bem simples: RFIDs são aqueles quadradinhos que brilham e vibram quando o seu pedido está pronto ou quando a sua mesa já está disponível para você se acomodar.
Alguns aparelhos RFID podem ter embutidos em seu funcionamento as comandas dos consumidores, nas quais ficarão registrados todos os pedidos feitos durante a espera, o que facilita, inclusive, na hora de pagar.
E, por falar em comanda, outra possibilidade para gerenciar filas (geralmente menores e mais facilmente administradas) são os registros manuais com senha.
2. Comanda com senha
Totalmente manual, essa opção é um recurso usado em casos de emergência ou em restaurantes de menor porte, com mesas mais ou menos do mesmo tamanho e giro mais rápido e fácil.
A comanda com senha não ajuda na gestão de reservas e da espera, apenas no gerenciamento da fila propriamente dita. Tudo bem?
As reservas, aqui, precisam ser feitas por telefone ou mensagens de texto e, na maioria das vezes, em horários específicos e, talvez, isso impacte de forma muito negativa para o consumidor e até para o estabelecimento - já que as senhas podem ser rasgadas, extraviadas ou perdidas.
Pense se o barato não sairá caro e avalie também, principalmente no caso dos RFIDs, os preços para reposição de aparelhos perdidos ou quebrados e para a manutenção daqueles que, por algum motivo, deixarem de funcionar.
Além disso, pondere quanto do espaço físico será destinado caso você escolha seguir a sua gestão de filas usando ferramentas menos tecnológicas.
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Agora, você pode ter um sistema completo e moderno no seu restaurante. Vale a pena conferir esse super combo, viu?
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